Eğer taraflardan biri vekil ile temsil ediliyorsa temsili gösteren belge verilmelidir.
Eğer iki taraftan bir tanesi tüzel bir kişi ise, ipotekin tesis edilebilmesi için ticaret sicil memurluğundan alınan yetki belgesi, vergi levhasının örneği, imza sirküleri, kaşe ve yetkili kişilere ait olan kimlik bilgileri gereken belgeler arasında bulunur. Belgeler verildikten sonra geriye evin ipotek işlemleri için sadece mali işler kalır.